Préparer, animer, dynamiser une réunion de travail

• Personne souhaitant être formée aux techniques de préparation, d'animation et de facilitation pour mener des réunions de travail productives et participatives.

• Cette formation ne nécessite aucun pré-requis

• Structurer une réunion efficace en définissant des objectifs clairs et un ordre du jour précis (TOP).
• Maîtriser les techniques d'animation pour distribuer la parole et stimuler la participation de tous.
• Gérer les situations difficiles (conflits, digressions, participants passifs ou dominants).
• Formaliser les décisions et assurer le suivi des actions (Qui fait Quoi pour Quand).

Si vous souhaitez un programme de formation sur-mesure sur cette thématique, merci de nous interroger

Programme :

MATIN : Préparation et Structure (Les fondations)

Module 1 : Avant la réunion – La préparation stratégique

• Thèmes abordés :
  • Le diagnostic : cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? (Email vs Réunion).
  • Les différents types de réunions : information, décision, créativité, résolution de problème.
  • Définir le cadre avec la méthode T.O.P (Thème, Objectif, Plan).
  • Le casting : qui inviter et pourquoi ? (Les rôles : décideur, expert, représentant).
• Outils & Méthodes : La Check-list de préparation, l'Agenda type.

Module 2 : Démarrer et rythmer la réunion

• Thèmes abordés :
  • L'introduction "brise-glace" : créer le climat de confiance dès les 5 premières minutes.
  • Poser les règles du jeu (horaires, usage des téléphones, bienveillance).
  • L'utilisation du support visuel (PowerPoint, paperboard, outils digitaux) : support ou béquille ?
• Activité pratique : Simulation "Le Démarrage Impactant" : Chaque participant a 3 minutes pour lancer une réunion et capter l'attention.

APRÈS-MIDI : Animation et Gestion des Hommes (La dynamique)

Module 3 : Techniques d'animation et dynamique de groupe

• Thèmes abordés :
  • Les styles d'animation : directif vs participatif.
  • Faire produire le groupe : techniques de brainstorming et d'intelligence collective.
  • Le questionnement efficace pour faire émerger les idées.
  • La méthode des "Chapeaux de Bono" pour explorer un sujet sous tous ses angles.
• Activité pratique : Atelier "Brainstorming" : Expérimentation de la méthode Post-it ou Matrice de décision sur un cas ludique.

Module 4 : Gérer les situations difficiles et les profils types

• Thèmes abordés :
  • Identifier et gérer les profils perturbateurs :
    • Le "Monopoleur" (qui parle tout le temps).
    • Le "Muet" (qui ne participe pas).
    • L'»Opposant" (systématiquement contre).
    • Le "Hors-sujet".
  • Recadrer avec diplomatie et fermeté.
  • La gestion du temps (Time-boxing) : le rôle du "Time Keeper".
• Activité pratique : Jeu de rôle "Cauchemar en réunion" : Un animateur face à des participants jouant des rôles de perturbateurs.

Module 5 : Clôturer et assurer le suivi (L'après-réunion)

• Thèmes abordés :
  • La synthèse finale : valider l'atteinte des objectifs.
  • Le plan d'action (le tableau Q.Q.Q : Qui fait Quoi pour Quand ?).
  • Le Compte-rendu : flash, exhaustif ou relevé de décisions ?
  • Mesurer la satisfaction des participants (le R.O.T.I : Return on Time Invested).
• Outils & Méthodes : Modèle de Compte-rendu Flash.

La pédagogie repose principalement sur :

• L'implication des stagiaires,
• Le centrage permanent sur les préoccupations quotidiennes,
• L'interactivité stagiaires / groupe / intervenante
• Mises en situations, exercices, débriefing
• 70% de la formation sera basée sur des mises en situation, des cas pratiques, des jeux de rôles, des quizz…qui permettront d'accompagner et d'évaluer la bonne intégration des enseignements de la formation.

• Etudes de cas
• Quizz
• QCM
• Support powerpoint
• Livret du participant

• Nous apportons une réponse en 48h à toute demande de formation.
• L'apprenant peut s'inscrire à notre formation jusqu'à 3 jours avant le début de la formation.
• Suite à l'analyse des besoins, un planning de mise en œuvre est défini conjointement.
• Cette formation peut être suivie en présentiel ou en distanciel.
• Un formateur expérimenté, expert du sujet animera la formation.
• Un ordinateur équipé d'une caméra sera nécessaire si la formation a lieu à distance.
• Évaluation à chaud lors de chaque session et évaluation à froid 2 mois après la formation.

• Expert(e)-formateur(trice) spécialisé(e) en efficacité professionnelle et facilitation de réunions.

• 70% de la formation sera basée sur des mises en situation, des cas pratiques, des jeux de rôles, des quizz…qui permettront d'accompagner et d'évaluer la bonne intégration des enseignements de la formation.
• Test de positionnement au début et à la fin de la formation
• Évaluation tout au long de la formation (quizz, mises en situation, cas pratiques...)
• Évaluation à chaud à la fin de chaque session et évaluation à froid 2 mois après la formation

• Si un bénéficiaire a des contraintes particulières liées à une situation de handicap, veuillez contacter au préalable le référent handicap d'Adaliance, Bruno PANHARD au 01.46.21.74.33 ou via bruno.panhard@adaliance.com, afin que nous puissions, dans la mesure du possible, adapter l'action de formation.